Закрываем блок записей в трудовой книжке при увольнении работника. Нужна ли подпись сотрудника в трудовой книжке? Кто подписывается в трудовой книжке при увольнении

Увольнение работника при официальном трудоустройстве фиксируется соответствующей записью в трудовой книжке. При оформлении пенсии недочеты, допущенные при заполнении сведений о приеме и увольнении, станут причиной восстановления данных о стаже.

Во избежание ошибок, для унификации данных существуют нормативные документы, требования которых необходимо соблюдать.

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности. Для оформления, ведения и хранения на практике применяются соответствующие Правила, инструкция и ГОСТ 6.30 . Недостаточная регламентация оформления увольнения работника вызывает разночтения у должностных лиц, в чью компетентность входит запись в трудовой книжке об увольнении.

По закону при увольнении сотрудника в последний рабочий день ему обязаны выдать документ на основании приказа о прекращении трудового соглашения.

Все сведения, сделанные за период действия договорных отношений, заверяются последней записью, в которой указываются:

• дата окончания работы;
• ссылка на закон (причина увольнения);
• подпись ответственного лица.

Кто именно расписывается в трудовой книжке при увольнении?

Согласно нормативным актам правом заверения обладает работодатель. В том случае, если это индивидуальный предприниматель, то он обязан вести бумаги наемных работников. Учитывая немногочисленность персонала, для него это не составит большого труда. Если работодатель – юр лицо, то круг решаемых вопросов и штат не оставляют времени на кропотливую, требующую специальных знаний работу.

На предприятиях и организациях руководители делегируют свои полномочия работнику кадровой службы, бухгалтеру, секретарю, которые могут подписать трудовую книжку. Эти лица должны иметь официальный статус на основании приказа о своих должностных обязанностях. На время отпуска или болезни такого работника руководитель обязан издать дополнительный приказ о назначении временно исполняющего обязанности. На период замещения врио производится доплата за совмещение согласно законодательству.

Запись об увольнении

Запись об увольнении имеет номер, без пропусков строк. Подпись прописывается по требованиям ГОСТА об унифицированных документах:

• с указанием должности;
• личной росписи;
• расшифровки росписи.

Если ведение и хранение документов поручено работнику предприятия, то он указывает свою штатную должность:

• начальник отдела кадров;
• секретарь;
• бухгалтер.

Когда записи в документе делает руководитель, то он также должен указать свою должность без сокращений. Название должности, роспись, расшифровка не должны занимать несколько строк. Для сокращения объема записи практикуется вместо названия должности записать «работодатель».

Индивидуальный предприниматель, в ведении которого находятся документы, не имеет официальной должности. Но при записи об увольнении нельзя игнорировать требование о фиксации должности исполнителя. В отсутствии пояснения по данному вопросу в них вносят записи:

• индивидуальный предприниматель;
• работодатель.

Пояснение расшифровки росписи трактуется двояко: с инициалами или имя, отчество полностью. Однозначной ошибкой будет отсутствие в расшифровке подписи в трудовой книжке при увольнении сокращенных или полных данных по имени и отчеству ответственного лица.

Внимание! При увольнении лица, на которого была возложена обязанность ведения трудовых книжек, удостоверяет записи руководитель предприятия лично.

Должен ли работник расписываться в трудовой книжке при увольнении

Кто еще подписывает трудовую книжку при увольнении? Согласно Правилам и инструкции сотрудник при расчете в последний рабочий день при получении документа должен в нем расписаться. Предварительно он должен ознакомиться с приказом об увольнении, поставить в нем свою роспись. В книжке он должен оставить запись, аналогичную записи должностного лица, выдающего ему документ на руки.

Внимание! Не допускается, если подписи работника и ответственного лица стоят вряд.

Роспись должна иметь расшифровку:

• фамилия,
• отчество.

Имя и отчество – как инициалы или полностью. Такое требование вытекает из практики: возможная смена фамилии. В таком случае меняется подпись, которая не будет соответствовать образцу на титульном листе. Во избежание подобных ситуаций после росписи уволившееся лицо собственноручно записывает свои личные данные относительно фамилии, имени, отчества.

Спорным вопросом для кадровых работников или выполняющих эти обязанности является внесение в запись сведения о занимаемой должности. С одной стороны человек, получивший расчет на основании приказа об увольнении, не является сотрудником указанного предприятия.

Такое положение неправомерно, так как в последний рабочий день, несмотря на приказ, у сотрудника отмечен выход на рабочее место, этот день учитывается при начислении заработной платы. Указание должности в этом случае необходимо. В тех случаях, когда название штатной единицы многословно, его сокращают до слова «работник».

Как быть при ситуации отказа от росписи или отсутствия на рабочем месте по причине болезни, отпуска, командировки?

Должен ли работник расписываться в трудовой книжке и указывать свою должность?

Выдача документа после расторжения трудового договора в последующие дни означает, что человек уже не может именовать себя «работником».

Недостаточная регламентация оформления подписи уволенного сотрудника приводит к «новаторству» со стороны кадровых работников. После подписи исполнителя по их требованию бывший работник вносит удостоверяющую запись, что ознакомлен со сведениями о должности, стаже, причине увольнения.

Такое разночтение вытекает из пункта 35 Правил , в котором указывается о необходимости заверения записей в документе руководителем/ответственным лицом и рассчитавшимся работником. Объяснение вытекает из смысла слова «заверение». В делопроизводстве под этим понятием подразумевается подпись, без дополнительной удостоверяющей записи.

Оформление трудовых отношений, включая их расторжение, должно соответствовать указаниям Правил по ведению, оформлению трудовых книжек, инструкции по их заполнению. Необходимо учитывать требования ГОСТа 6.30 об унификации документооборота. Подписи ответственного за оформление, хранение, выдачу документов лица и уволенного сотрудника должны быть идентичны: содержать сведения о должности, личную роспись и полную ее расшифровку.

Если организации предстоит уволить гендиректора, необходимо правильно оформить документацию и внести запись в его трудовую книжку в соответствии с установленными нормативами. Должность гендиректора может занимать один из учредителей предприятия или наемный сотрудник, который не является собственником его имущества. Поэтому частный вопрос – кто подписывает трудовую книжку при увольнении директора? Рассмотрим эти и другие особенности процесса увольнения подробнее.

Внесение записей в трудовую книжку

По общему правилу гендиректор считается единственным единоличным исполнительным органом организации. Он принимает управленческие решения лично без оформления доверенности от учредителей. Соответственно, именно он выступает работодателем и отвечает за хранение трудовых книжек, а также внесение в них записей в соответствии с законодательством.

Пока организация работает, гендиректор имеет право издавать приказы по кадровым вопросам, в том числе, и в отношении себя. К примеру, он может сам себе предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск, так как именно он непосредственный руководитель организации.

Если предстоит увольнение генерального директора, запись в трудовой должна быть подписана им самим (если нет иного уполномоченного им на это лица). Это положение о работе ООО закреплено в 40 статье Закона № 14-ФЗ. День увольнения официально считается последним рабочим днем, поэтому гендиректор имеет полное право действовать как руководитель организации, поскольку он является работодателем. Он самостоятельно заверяет запись в трудовой книжке подписью.

Запись в книжке также может быть заверена собственником общества – единственным учредителем или одним из них. Если с гендиректором заключают трудовой договор, его также подписывает одним из учредителей, действующим по поручению всех создателей общества.

Общие правила оформления

Нередко возникает вопрос о том, как уволить генерального директора. С записью в трудовой сложности возникают, так как в законодательстве не сделано исключений для руководителей организаций. Все документы кадрового учета в их отношении оформляют, как и для обычных сотрудников.

Особенности увольнения гендиректора

Правильно оформить запись об увольнении генерального директора – не единственная задача учредителей ООО, которым предстоит сменить руководителя. Общество должно также:

• провести собрание и подготовить решение о смене руководителя;
• данные о смене исполнительного органа общества должны быть переданы в налоговую инспекцию в установленные сроки.

В день увольнения с бывшим руководителем предприятия должен быть проведен полный расчет. Он получает причитающиеся пособия

Подписывает работодатель

Трудовые отношения с работником заканчиваются изданием приказа об увольнении и внесением об этом записи в трудовую книжку . Саму запись об увольнении сделать довольно просто, ведь в Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция) имеются образцы формулировок, касающихся почти всех наиболее распространенных оснований ­прекращения (расторжения) трудового договора.

Итак, запись об увольнении внесена. Теперь работник, ответственный за ведение трудовых книжек , должен «закрыть», заверить все записи, внесенные в трудовую книжку данным работодателем. Как это сделать? Ответ на этот вопрос можно обнаружить в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила). Согласно п. 10 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются ­подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек , печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

На первый взгляд, данная норма содержит предельно ясные предписания. Несмотря на это на практике специалисты встречаются с некоторыми затруднениями. Прежде всего появляется вопрос: кто именно из должностных лиц организации должен подписываться в этом случае за работодателя? Согласно п. 45 Правил ответственность за работу с трудовой книжкой (ведение, хранение, учет, выдача и т.п.) несет работодатель. Но работодателем для работника является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (иные работодатели - физические лица трудовые книжки на своих работников не ведут). С индивидуальным предпринимателем все ясно - он сам может вносить записи в трудовую книжку . А если работодатель - юридическое лицо? В этом случае за все в ответе руководитель (то есть единоличный исполнительный орган). Он может называться директором, генеральным директором и даже президентом. Суть от этого не меняется - вся полнота ответственности лежит именно на нем как на представителе работодателя. Значит, заверить записи при увольнении может сам руководитель.

Делегируем полномочия

Однако редкий руководитель лично занимается трудовыми книжками (может быть, за исключением руководителей предприятий малого бизнеса). Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Это может быть кадровик, бухгалтер или секретарь, на которого возложили дополнительные обязанности по ведению трудовых книжек в рамках кадрового делопроизводства. Обратите внимание, что простого упоминания об этих обязанностях в трудовом договоре или должностной инструкции недостаточно. Каждый раз при назначении ответственного за трудовые книжки работника требуется издавать соответствующий приказ (см. Пример 1).

Индивидуальный предприниматель также может назначить ответст­венным за работу с трудовыми книжками любого из своих работников, как чаще всего и происходит на практике.

Временное замещение ответственного

Иногда бывает, что назначенный ответственным за эту работу сотрудник (в нашем примере это секретарь) уходит на «больничный», соответственно, не может оформить трудовую книжку увольняющемуся работнику. Как поступить в этом случае? Лучше всего, если руководитель самостоятельно оформит трудовую книжку работнику. Если руководитель по каким-то причинам не желает или не может этого сделать, то ему следует издать приказ следующего содержания (см. Пример 2).

Таким образом, закрывать блок записей в трудовую книжку должна подпись специально уполномоченного лица. Если таким лицом являетесь вы, то у вас может возникнуть еще ряд вопросов относительно способа ее оформления.

Как должна выглядеть ваша подпись?

Нормативно-правовые акты (Правила, Инструкция) не содержат никаких указаний на этот счет и не приводят никаких образцов. На практике принято совершать подпись следующим образом:

Иногда в расшифровке подписи не указываются инициалы, а пишется только фамилия должностного лица. Конечно, это является недочетом, хотя он и не носит принципиального характера. Вероятно, многие кадровики ориентируются на титульный лист трудовой книжки, где принято рукописно воспроизводить фамилию лица, оформившего трудовую книжку. ­Действительно, в правом нижнем углу титульного листа трудовой книжки указано:

«Подпись лица,

ответственного за ведение трудовых книжек

____________________________________»

(разборчиво)

Согласно сложившейся практике туда вписывают фамилию без указания инициалов. Однако воспроизведение фамилии «разборчиво» не является подписью в действительном ее понимании.

Согласно пункту 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ;

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (см. Пример 4).

Конечно, более уместно было бы указывать на титульном листе трудовой книжки следующую формулировку:

«Фамилия лица,
ответственного за ведение трудовых книжек
____________________________________»
(разборчиво)

Но форма трудовой книжки утверждена именно в таком виде, а не в другом, поэтому начинающим делопроизводителям приходится разбираться, каким образом вносить «подпись разборчиво».

Итак, мы выяснили, что собой представляет реквизит «подпись». Помимо указания на должность, он включает в себя личную подпись в виде собственноручного росчерка и ее расшифровку с указанием фамилии и инициалов .

Конечно, Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка , строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации . Однако вполне допустимо руководствоваться указанным стандартом, поскольку это не противоречит общему порядку ведения и ­заполнения трудовых книжек и соответствует сложившейся практике.

Подпись индивидуального предпринимателя

Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя - индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».

Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек , то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно.

А как оформлять реквизит «подпись», если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно? Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть ­неполным, поэтому допустима подпись в таком виде:

Можно ли сократить наименование «индивидуальный предприниматель» до аббревиатуры «ИП»? С одной стороны, нормативные акты требуют, чтобы в трудовой книжке не было никаких сокращений. С другой стороны, по мнению автора, проверяющие не будут штрафовать, даже если в составе этого реквизита будет подобное сокращение, поскольку ни Правила, ни Инструкция пока (до внесения в них изменений и дополнений, которые бы привели их в соответствие с новыми положениями Трудового кодекса РФ относительно индивидуальных ­предпринимателей) не содержат никаких пояснений на этот счет.

Выходом может быть также такое оформление:

Конечно, это не совсем соответствует составу реквизита «подпись», установленному ГОСТом Р 6.30-2003, но следует принять во внимание, что у индивидуального предпринимателя не имеется должности вообще. Кроме того, в п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек …».

Все эти вопросы будут сняты, если индивидуальный предприниматель назначит своим приказом специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
(п. 45 Правил).

Внимание на подпись работника!

С записями ознакомлен?

После подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек , необходимо, чтобы свою подпись поставил работник . Тут творчество наших коллег поистине не знает границ. Чаще всего работник ставит свою подпись под чутким руководством секретаря (кадровика или бухгалтера), и в итоге может появиться подпись следующего вида:

Про отсутствие инициалов в расшифровке подписи уже было сказано ранее, это является недочетом.

Второй недочет - наличие не предусмотренной ни одним нормативно-правовым актом формулировки «с записями ознакомлен». Откуда она появляется в трудовых книжках работников? Как поясняют некоторые практики на предприятиях, пример такой записи был взят ими на вооружение у опытного коллеги или из какого-нибудь справочно-практического пособия, статьи и т.п. Некоторые при этом ссылаются на п. 35 Правил, где закреплено, что «все записи … заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью … и подписью самого работника». По их мнению, заверение должно выглядеть именно таким образом.

Однако если внимательно прочитать п. 35 Правил, то обнаружится, что заверение должно в равной степени производиться и со стороны работодателя, и со стороны работника. Тогда почему же, например, кадровик не пишет: «Записи верны. Инспектор по кадрам А.А. Самойлова»?

Дело в том, что кадровые работники и бухгалтеры, в отличие от специалистов по делопроизводству, в данном случае не совсем верно понимают слово «заверение». Словосочетание «заверяется подписью» следует понимать буквально, дословно. «Заверить подписью» означает всего лишь воспроизведение подписи на соответствующем документе.

Расшифровывать или нет?

Еще одна распространенная ошибка заключается в том, что после подписи ответственного за ведение трудовых книжек (или вообще рядом с ней) появляется совершенно непонятно чья личная подпись без какой-либо расшифровки.

Дело в том, что некоторые специалисты считают достаточным вместо полного реквизита «подпись» внести лишь его часть в виде личной ­подписи. По их мнению, подпись и личная подпись - вещи тождественные. ­Естественно, это не так.

Личная подпись без расшифровки теряет смысл, поскольку не позволяет персонифицировать лицо, которое ее произвело. Иногда бывает даже трудно понять, что некий графический символ, написанный от руки, является чьей-либо личной подписью, так как у некоторых людей бывают весьма своеобразные росчерки, представляющие собой подпись, например, такие: . Особенно оригинальными бывают подписи работников из других стран, где письменность довольно сильно отличается от той, к которой ­привыкли мы.

По этим причинам расшифровка нужна обязательно. Однако и тут находятся возражения.

Считается, что расшифровка подписи (личной подписи) работника при закрытии блока записей не нужна, так как работник подписывался на титульном листе трудовой книжки и всегда есть возможность сличить одну личную подпись с другой. На первый взгляд это кажется обоснованным. Но представим, что увольняющийся работник - женщина, которая вышла замуж и изменила фамилию. На титульный лист трудовой книжки были внесены соответствующие изменения. Например, работница носила фамилию Волкова, а по мужу стала Зайцевой. На этом основании по всем правилам прежняя фамилия «Волкова» была аккуратно зачеркнута, а новая фамилия «Зайцева» - внесена вместо старой. Однако на титульном листе трудовой книжки эта работница не проставляла другой подписи, соответст­вующей ее новой фамилии, ведь это не предусмотрено правилами. Опять получается, что подпись без расшифровки, заверяющая блок записей при увольнении, является «бесхозной».

С должностью или без?

Еще один вариант, когда подпись работника совершается не совсем по правилам: присутствует личная подпись, присутствует расшифровка, но нет указания на должность работника, например, « И.И. Иванов».

Но отсутствие указания на должность делает реквизит «подпись» неполным. Кроме того, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись увольняемого работника должны производиться по одинаковым ­правилам, поскольку п. 35 Правил не делает между ними различий. Так, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, просто немыслима без указания на должность (см. Пример 3). Тогда почему такое указание игнорируется, когда подпись проставляет работник? По мнению автора, обе подписи должны воспроизводиться по аналогичным правилам.

Иногда приводится довольно необычный аргумент против указания должности в подписи работника в трудовой книжке. Считается, что увольняющийся работник - уже «отрезанный ломоть», то есть работником теперь не является, а поэтому и не надо указывать его должность, поскольку ­таковой у него не имеется.

Но такой аргумент противоречит нормам Трудового кодекса РФ. Согласно ст. 84.1 ТК РФ днем увольнения (днем прекращения трудового договора) является последний день работы . В этот день и должна быть внесена запись об увольнении (п. 10 Правил), а также выдана трудовая книжка на руки работнику. Этот день указывается в табеле учета рабочего времени как отработанный. То есть в последний день работы человек еще трудится по обусловленной трудовым договором трудовой функции, а значит, выполняет работу по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 15 ТК РФ). Таким образом, должность у увольняющего работника ­никуда не делась.

Все эти аргументы свидетельствуют о необходимости указания на ­должность в подписи работника.

В то же время есть один нюанс. Представим, что увольняющийся ­сотрудник занимал должность юрисконсульта. Его подпись будет выглядеть так:

А теперь представим, что увольняется инженер автоматизированных систем управления технологическими процессами отдела технического обеспечения (именно так выглядит это название согласно штатному расписанию, трудовому договору с работником и записи о приеме в трудовой книжке ). Воспроизведение подобных названий должностей может занять полстраницы в трудовой книжке (в зависимости от почерка работника). Понятно, что это может быть крайне неудобно. Другая интересная ситуация может возникнуть, когда ведением трудовых книжек занимается, например, инспектор по кадрам, а увольняемый сотрудник имеет аналогичную должность. Как быть в этих случаях? По мнению автора, можно заменить наименование должности на слово «работник»:

Дело в том, что пункт 35 Правил говорит о том, что «все записи … заверяются … и подписью самого работника ». При этом и ГОСТ Р 6.30-2003 формально будет соблюден, и обе подписи (того, кто вносит записи в трудовую книжку , и увольняющегося работника) будут выполнены единообразно.

Автор советует работодателям не увлекаться длинными и «цветистыми» названиями должностей. Это не всегда удобно для кадрового ­делопроизводст­ва, и к тому же могут возникнуть проблемы с кадровыми перестановками .

Место для подписей и печати

Принято, чтобы подписи ответственного за ведение трудовых книжек и работника располагались в графе 3 одна под одной, без пропуска строк.

Как уже упоминалось, иногда личная подпись увольняющегося работника стоит на одной строке с подписью секретаря или инспектора по кадрам. Это совершенно недопустимо. Во-первых, может сложиться впечатление, что вторая подпись сделана еще раз секретарем (или инспектором по кадрам), особенно если его «настоящая» подпись закрыта (скрыта) полностью оттиском печати. Во-вторых, если эти две подписи сделаны по всем правилам, то они никак не могут уместиться на одной строке. В-третьих, п. 35 Правил устанавливает по­следовательность совершения подписей - сначала подпись ­ответственного лица, затем - работника.

Строго говоря, после того как ответственное лицо произвело свою подпись, оно должно сразу проставить печать. Но на практике печать часто ставится после совершения подписи работником. Вероятно, это делается для того, чтобы наиболее оптимально разместить оттиск печати.

По сложившимся на практике правилам оттиск печати не должен скрывать личных подписей, а также важных реквизитов документа или сам текст. Печать должна немного захватывать лишь наименование должности. Но трудовая книжка имеет небольшой формат (по размеру трудовая книжка такая же, как общегражданский паспорт), и удачно разместить оттиск печати не всегда представляется возможным. Некоторые ставят печать справа, и потом она мешает прочитать реквизиты приказа об увольнении. Вполне возможно, при оформлении пенсии работники Пенсионного фонда России потребуют для подтверждения данного периода трудового стажа архивную справку, что бывает довольно затруднительно по прошествии времени. Также нельзя, чтобы оттиск печати скрывал дату увольнения, ведь дата увольнения, указываемая в графе 2, является очень важной для подсчета стажа.

Автор советует не бояться ставить печать так, чтобы она занимала нижние пустые строки. Это вполне допустимо. Следующая организация откроет свой блок записей, пропустив строки, занятые печатью предыдущей организации. Эти строки не являются пустыми, как неверно полагают некоторые специалисты. Они заняты предусмотренным реквизитом, пусть даже данный реквизит не занимает эти строки по всей их ширине.

Какая печать?

Согласно нормативным документам в трудовой книжке может ­проставляться как печать самой организации, так и печать отдела кадров.

Печать отдела кадров не является обязательной, чаще всего работодатели обходятся только одной печатью на все случаи. При этом если печать отдела кадров все же есть, следует иметь в виду, что проставляется она только на подписи кадровика. Если в силу каких-то причин запись об увольнении оформляет сам руководитель (например, при отсутст­вии на работе инспектора по кадрам), то его подпись может быть заверена исключительно печатью организации. При этом обратная ситуация (печать организации проставлена на подпись кадровика) абсолютно правомерна даже в том случае, если в организации имеется печать отдела кадров.

Если же в организации отдела кадров нет, то заказывать печать для отдела кадров совершенно нецелесообразно. Многие используют в таких случаях печати, на которых написано «для документов» или «для кадровых документов». Однако Правила и Инструкция указывают именно на печать отдела кадров (т.е. печать соответствующего структурного подразделения), а не на какую-то иную простую печать. То есть использовать печать «для документов» или «для кадровых документов» в трудовой книжке некорректно. Впрочем, проверяющие весьма редко обращают на это внимание. Но если строго следовать указанным нормативно-правовым актам, секретарь должен заверять свою подпись в трудовой книжке только печатью организации.

Итак, запись об увольнении внесена и заверена подписями и печатью и вручена работнику на руки. При этом нужно не забыть дать работнику на подпись личную карточку по форме Т-2 и Книгу учета движения трудовых книжек . После этого сотрудничество с работником можно считать оконченным.

* * *

Таким образом, процедура оформления трудовой книжки при увольнении работника требует предельной внимательности и знания отдельных нюансов, о которых не упоминается ни в Правилах, ни в Инструкции. Бесспорно, некоторые из этих нюансов имеют лишь формальный характер, и небольшие ошибки не повлекут административного наказания в виде штрафа (хотя они могут быть отмечены в акте проверки трудовой инспекции). Но надо помнить, записи в трудовой книжке демонстрируют другим организациям, насколько серьезно и ответственно подходит работодатель к порядку кадрового делопроизводства и к своему персоналу. Кроме того, в нашей стране никогда не знаешь, чем обернется очередная реформа и чем будут чреваты незначительные на сегодняшний день ошибки. Ну и, наверное, самое главное - это профессиональная гордость специалиста, которая не должна позволить ­пренебрегать даже малейшими правилами в своей ­профессиональной сфере.

Изменились правила ведения трудовых книжек ? Да!

Раньше все было просто. Новую трудовую книжку мы заводили только работнику, который устраивался на свое первое место работы. Если же прежняя трудовая книжка была утеряна или повреждена, вместо нее выдавался дубликат. Теперь же в обоих случаях мы должны оформить новую трудовую книжку ! Какие возможности для недобросовестных работников открывают новые положения Трудового кодекса? Все подробности в статье «Вместо дубликата выдаем новую трудовую книжку», опубликованной в августовском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

3 Следует обратить внимание на то, что записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений. В то же время инициалы в реквизите «подпись» не являются в этом смысле сокращением, поэтому писать полностью имя и отчество необязательно.

4 При этом приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей упоминается в Общероссийском классификаторе управленческой документации и подпадает под действие ГОСТа Р 6.30-2003. Также входит в этот классификатор такой документ, как книжка чабана (гуртоправа, табунщика и др.).

5 Заметим, что подпись работника снимается в трудовую книжку , если он непосредственно присутствовал при оформлении увольнения в последний день работы. Исключения из этого правила составляют случаи, когда работник отсутствует на работе в этот день или по каким-либо причинам отказывается поставить свою подпись в трудовую книжку (п. 39 Правил).

6 Например, если структурное подразделение указано в трудовом договоре вместе с наименованием должности, «передвинуть» работника в другой отдел (цех) на ту же самую должность можно лишь в порядке перевода, а не более удобного в этом случае перемещения.

Правила заполнения опираются на Инструкцию № 225, где даны подробные указания о правилах внесения записей. Согласно им, требуется:

1. поставить порядковый номер вносимой записи.
2. Указать дату: число, месяц, год, когда был уволен владелец книжки.
3. Внести запись о прекращении работы, с указанием причины и со ссылкой на соответствующую статью ТК.
4. Указать основания внесения записи (реквизиты приказа).

После заполнения граф – удостоверить внесённые сведения росписью и печатью.

Подпись в документе

Должен ли работник расписываться в трудовой при увольнении? Подпись должна ставиться обязательно.

Так как трудовая является видом унифицированных документов, к ней допустимо применить нормы ГОСТ 6.30 (ред. 2003 г.) . Кто расписывается в трудовой книжке при увольнении?

Согласно таковым, документ распорядительного характера обеспечивается подписями :

• руководителя;
• уполномоченного лица;
• сотрудника.

Идеалом считается, когда расписались все три представителя. Однако на практике всё усложняется рядом причин. Например, документ заполняется в последний рабочий день, так как днём ранее сотрудник вправе отозвать своё заявление об уходе. В этот день работодатель может отсутствовать на работе.

Так же в последний рабочий день сотрудник может находиться в отпуске, лечебном учреждении, выходя на пенсию по нетрудоспособности. Или – не явиться, увольняясь за прогул. К тому же он мог работать в удалённом филиале, в другом регионе. Перечисленные и иные случаи допускают пересылки книжки или передачи её поверенному. На этом основании нормы ГОСТ к данной ситуации в полной мере неприменимы.

ВАЖНО: Подпись работника работодателя в приказе об увольнении относится к компенсирующей подписи, если она отсутствует в трудовой.

Главное, чтобы внесённые сведения были удостоверены лицом, внёсшим запись. Он расписывается в документе при заполнении. Подпись располагается строчкой ниже, под внесёнными в графы сведениями.

Что делать, если стоит в неположенном месте?

Ошибка в удостоверении сведений может иметь различные причины. Например, если оно расположено строчкой ниже, чем требовалось, её целесообразно оставить на поставленном месте. Если вместо уполномоченного лица подписался работник – допустимо зачеркнуть ошибку тонкой линией, рядом расписаться самому и отметить исправление формулировкой: «Исправленному верить».

Если такой вид исправления недопустим, то нужно поступить следующим образом:

Ни в коем случае недопустимо затирать, переправлять или замазывать штрихом допущенную ошибку.

Отсутствие подписи

Критичность отсутствия подписи сотрудника нередко рассматривается неоднозначно. При правильно внесённой записи, ответственность может не наступить, если остальные действия проведены добросовестно.

При наличии иных нарушений, это станет дополнительным стимулом для вменения санкций. Если такая проблема возникла и её нельзя исправить, работодателю могут вменить административную ответственность за нарушение трудового законодательства. Но это допустимо только при условии намеренных обвинений со стороны бывшего работника. В таком случае требуется обезопасить себя нижеследующим:

1. апеллировать к тому, что подпись лица проставлена им в приказе об увольнении и в книге регистрации движения трудовых книжек. Хотя это не одно и то же, так как в трудовой книжке ставится подпись об удостоверении правильности внесённой записи.
2. Составить акт о том, что сотрудник отказался поставить подпись.

Если по объективным обстоятельствам, сопутствующим увольнению, работник не мог расписаться, это не считается нарушением.

СПРАВКА: После внесения записи о приёме на работу у нового работодателя, исправлять предшествующую запись внесением подписи сотрудника недопустимо.

Заключение

Кадровое делопроизводство требует точного соблюдения установленных законодательством нормативов.В статье вы узнали, кто подписывает трудовую книжку при увольнении. Правильно поставленная во внесённой записи роспись – существенный элемент соблюдения установленных правил.